Hysbysiad Preifatrwydd

Pwy ydym ni a sut y gallwch gysylltu â ni

HCC yw’r corff, dan arweiniad y diwydiant, sy’n gyfrifol am ddatblygu, hyrwyddo a marchnata cig oen, cig eidion a phorc o Gymru.

Rydym yn weithgar yn datblygu llawer o farchnadoedd pwysig gartref a thramor. Mae HCC yn gweithio gyda mân-werthwyr a gweithredwyr gwasanaethau bwyd, gan gynnal rhaglenni hyrwyddo rheolaidd ar gyfer Cig Oen Cymru a Chig Eidion Cymru  sydd â statws Dynodiad Daearyddol Gwarchodedig (PGI). Rydym hefyd yn gweithredu fel gwarcheidwaid y cynllun PGI.

Rydym yn ymgymryd ag ymchwil, yn rhannu gwybodaeth ac yn cefnogi hyfforddiant sy’n berthnasol i bob rhan o’r gadwyn gyflenwi, er mwyn sicrhau bod diwydiant cig coch Cymru mewn sefyllfa i wella ansawdd, bod yn fwy cost-effeithiol ac ychwanegu gwerth at gynhyrchion cig coch Cymru ar draws ein diwydiant cyfan.

HCC sy’n rheoli’r wybodaeth bersonol rydym yn ei phrosesu, oni nodir yn wahanol.

Hybu Cig Cymru (HCC)
Tŷ Rheidol

Parc Myrddin

Aberystwyth

SY23 3FF

Ffôn: 01970 625 050
E-bost: info@hybucig.cymru / dataprotectionofficer@hybucig.cymru   

Mae’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn esbonio pa wybodaeth y gallwn ei chasglu amdanoch chi a sut rydym yn ei defnyddio.

Pam rydym yn casglu gwybodaeth bersonol 

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth bersonol at ddiben cyflawni’r swyddogaethau statudol a roddwyd i ni gan Lywodraeth Cymru o dan Fesur y Diwydiant Cig Coch (Cymru) 2010. Y swyddogaethau statudol hyn yw casglu ardollau a defnyddio’r arian ar gyfer datblygu, hyrwyddo a marchnata cig coch o Gymru. 

Sail gyfreithlon ar gyfer prosesu

O dan Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DG (GDPR y DG), y seiliau cyfreithlon yr ydym yn dibynnu arnynt ar gyfer prosesu’r wybodaeth hon yw:

Caniatâd: dyma lle rydych wedi rhoi caniatâd i ni brosesu gwybodaeth bersonol at ddiben penodol –  er enghraifft, pan fyddwch wedi gofyn am gael un o’n cylchlythyrau. 

Tasg gyhoeddus: dyma lle mae angen prosesu er mwyn cyflawni tasg a wneir er budd y cyhoedd neu wrth arfer awdurdod swyddogol sydd wedi’i freinio ynom. Er enghraifft, fel bwrdd ardollau statudol mae prosesu gwybodaeth bersonol yn angenrheidiol wrth arfer yr awdurdod swyddogol a roddwyd i HCC gan Lywodraeth Cymru i osod ardoll ac i gyflawni’r swyddogaethau a roddwyd iddo o dan Fesur y Diwydiant Cig Coch (Cymru) 2010. 

Rhwymedigaeth gyfreithiol: dyma lle, yn ystod ein busnes, mae’n rhaid i ni brosesu gwybodaeth bersonol er mwyn cydymffurfio â’r gyfraith – er enghraifft, cyfreithiau treth a chyflogaeth neu reoliadau iechyd a diogelwch.

Buddiant dilys: dyma lle mae gennym fuddiant dilys fel busnes i brosesu gwybodaeth bersonol – er enghraifft, pan fyddwn yn defnyddio gwybodaeth bersonol ein cyflogeion mewn ffyrdd y byddent yn rhesymol yn disgwyl iddynt roi’r wybodaeth ddiweddaraf iddynt ac i redeg y busnes.

Cytundeb: dyma lle mae’n rhaid i ni brosesu gwybodaeth bersonol i fodloni rhwymedigaethau cytundebol – er enghraifft, lle mae gennym rwymedigaethau cytundebol gyda gweithwyr neu gyflenwyr.

Gwybodaeth a gasglwn

Mae’r rhan fwyaf o’r wybodaeth bersonol rydym yn ei chasglu yn wybodaeth rydych chi wedi’i rhoi i ni amdanoch chi. Mae hyn yn cynnwys ond heb fod yn gyfyngedig  i:

• Gwybodaeth gyswllt fel eich enw, teitl, cyfeiriad, rhifau ffôn a chyfeiriadau e-bost personol
• Data marchnata a chyfathrebu sy’n cynnwys eich dewisiadau ar gyfer derbyn deunydd marchnata gennym ni a’ch dewisiadau o ran cyfathrebu  
• Unrhyw wybodaeth arall a roddwch i ni amdanoch pan fyddwch yn cysylltu â ni, gan gynnwys trwy ein gwefan, e-bost, llythyr, galwad ffôn neu gyfryngau cymdeithasol
• Gwybodaeth a ddarperir ar gyfer ceisiadau am swyddi, gan gynnwys dyddiad geni, rhyw, statws priodasol, hanes cyflogaeth.

Sut rydym yn defnyddio gwybodaeth

Talwyr ardoll a rhanddeiliaid y diwydiant

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth bersonol a gasglwn ar gyfer y canlynol:

• at ddibenion casglu ardoll statudol, dilysu ac archwilio
• darparu cyfathrebiadau y credwn y byddant o ddiddordeb i chi – megis materion sy’n effeithio ar y diwydiant cig coch, gan gynnwys ymchwil, hyfforddiant a phrosiectau i ddatblygu sgiliau, cyfnewid gwybodaeth ac ystadegau’r diwydiant 
• rhoi gwybod i chi am ddigwyddiadau neu gyfarfodydd sy’n ymwneud â’r diwydiant
• gwneud ymchwil sy’n ymwneud â’r diwydiant

E-Gylchlythyrau / Bwletin y Farchnad

Os byddwch yn cofrestru i dderbyn unrhyw E-gylchlythyr HCC byddwn yn defnyddio Mailchimp i ddosbarthu’r cylchlythyr y gofynnwyd amdano. Mae data a brosesir gan Mailchimp yn cael ei gynnal yn yr Unol Daleithiau. Rhoddwyd sicrwydd gan Mailchimp ei fod yn bodloni safonau GDPR y DG.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth cyhyd ag y byddwch yn gofyn am y gwasanaeth. Gallwch ddad-danysgrifio o E-gylchlythyrau unrhyw bryd.

Digwyddiadau

Os byddwch yn mynychu digwyddiad a drefnwyd gan HCC, bydd angen eich data personol arnom i gofnodi eich presenoldeb. Bydd hyn yn cynnwys eich enw a’ch manylion cyswllt. Byddwn yn defnyddio eich manylion cyswllt i anfon gwybodaeth atoch ynghylch mynychu’r digwyddiad ac efallai y byddwn yn anfon deunydd o’r digwyddiad atoch wedyn. 

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol am ddim mwy na blwyddyn ar ôl unrhyw ddigwyddiad y byddwch yn ei fynychu. Os byddwn yn dymuno defnyddio eich data personol am unrhyw reswm heblaw am drefnu’r digwyddiad yna byddwn yn gofyn i chi am hyn fel rhan o’r broses archebu.

Os ydym yn tynnu lluniau neu fideos mewn digwyddiad, bydd arwyddion yn cael eu harddangos i roi gwybod i chi am hyn.

Cystadlaethau:

Os byddwch yn cymryd rhan yn un o’n cystadlaethau, byddwn yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch ond i weinyddu’r gystadleuaeth. Byddwn yn cadw’r wybodaeth nes bod y gystadleuaeth wedi dod i ben.

Os ydym hefyd am ddefnyddio’ch gwybodaeth i anfon gwybodaeth a newyddion perthnasol atoch, byddwn yn gofyn am eich caniatâd.

Arolygon

Rydym yn casglu gwybodaeth gan ddefnyddio SurveyMonkey. Mae’r data a gesglir trwy eu gwasanaeth yn cael ei gynnal yn yr Unol Daleithiau.  Rhoddwyd sicrwydd gan SurveyMonkey ei fod yn bodloni safonau GDPR y DG.

Byddwn yn esbonio yn yr arolwg am ba mor hir y bydd unrhyw wybodaeth bersonol yn cael ei chadw.  

Cwcis

Rydym yn defnyddio teclyn cwcis ar ein gwefan i gael caniatâd ar gyfer y cwcis opsiynol a ddefnyddiwn. Caiff cwcis sy’n angenrheidiol ar gyfer ymarferoldeb, diogelwch a hygyrchedd eu gosod gan y teclyn ac ni chânt eu dileu ganddo.

Gallwch ddarllen mwy am sut rydym yn defnyddio cwcis, a sut i newid eich dewisiadau cwcis, yn ein Polisi Cwcis.   

Ymweld â’n swyddfa

Os byddwch yn ymweld â’n swyddfa, gofynnir i chi fewngofnodi yn y dderbynfa. Byddwn yn cadw taflenni mewngofnodi am bythefnos ar y mwyaf. 

Mae gan ein swyddfa gamerâu teledu cylch cyfyng ac efallai y cewch eich recordio fel rhan o’ch ymweliad. Mae arwyddion clir i ddangos presenoldeb y camerâu. Mae’r camerâu hyn at ddibenion diogelwch yn unig. Byddwn yn cadw lluniau teledu cylch cyfyng am ddim mwy na 30 diwrnod.

Gweithgorau

Fel rhan o’n gwaith, rydym yn gwahodd rhanddeiliaid i gymryd rhan mewn gweithgorau amrywiol. 

Tra byddwch yn aelod o’r grŵp, byddwn yn cysylltu â chi i drefnu cyfarfodydd, i anfon papurau atoch ar gyfer cyfarfodydd neu wybodaeth arall sy’n berthnasol at ddiben y grŵp. Os ydym yn dymuno defnyddio eich data personol am unrhyw reswm heblaw at ddiben eich aelodaeth o’r grŵp, yna byddwn yn gofyn i chi am hyn yn gyntaf.

Byddwn yn cadw unrhyw wybodaeth gysylltu tra bo’r grŵp mewn bodolaeth, neu tra byddwch yn rhan ohono, ynghyd â thair blynedd ychwanegol. Bydd cofnodion a phapurau eraill sy’n eich crybwyll wrth eich enw yn cael eu cadw yn unol â’r meini prawf a nodir yn ein hamserlen gadw ac, felly, yn cael eu cadw cyhyd ag unrhyw ddogfennau cysylltiedig.

Prosiectau

Fel rhan o’n gwaith, rydym yn gwahodd rhanddeiliaid i gymryd rhan mewn prosiectau ymchwil. Caiff eich gwybodaeth ei defnyddio er mwyn hwyluso eich cyfranogiad yn y prosiect. Os oes angen rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliad arall fel rhan o’r prosiect, rhoddwn wybod i chi am hyn.

Bydd yr holl wybodaeth a ddarperir yn ystod y broses yn cael ei chadw yn unol â’n hamserlen gadw.

Ceisiadau am Swyddi

Bydd y wybodaeth a roddwch yn ystod y broses recriwtio yn cael ei defnyddio ond er mwyn symud eich cais yn ei flaen, neu i gyflawni gofynion cyfreithiol neu reoleiddiol os oes angen.

Byddwn yn defnyddio’r manylion cyswllt a roddwch i ni er mwyn cysylltu â chi i symud eich cais yn ei flaen. Byddwn yn defnyddio gwybodaeth arall a roddwch i ni yn ystod y broses recriwtio i asesu pa mor addas ydych ar gyfer y rôl yr ydych wedi gwneud cais amdani.

Byddwn hefyd yn gofyn i chi am eich profiad blaenorol, cymwysterau a/neu addysg ac am fanylion canolwyr y gallwn gysylltu â nhw os byddwn yn cynnig swydd amodol i chi. Yn ystod y broses recriwtio byddwn hefyd yn gofyn i chi am atebion i gwestiynau sy’n berthnasol i’r rôl yr ydych wedi gwneud cais amdani. Bydd gan ein staff Adnoddau Dynol fynediad at yr holl wybodaeth hon.

Hefyd, gofynnir i chi ddarparu gwybodaeth cyfle cyfartal. Nid yw hon yn wybodaeth orfodol – os na fyddwch yn ei darparu, ni fydd yn cael effaith ar eich cais. Ni fydd ar gael i unrhyw staff y tu allan i’n tîm recriwtio mewn ffordd y gallech gael eich adnabod. Bydd unrhyw wybodaeth a roddwch yn cael ei defnyddio ond i gynhyrchu a monitro ystadegau cyfle cyfartal.

Efallai y byddwn hefyd yn casglu data iechyd a gwybodaeth am eich cofnod troseddol.  Am fod hyn yn cael ei ystyried yn ‘wybodaeth sensitif’ bydd angen cymryd camau diogelu arbennig.

Os byddwn yn gwneud cynnig amodol o gyflogaeth, byddwn yn gofyn i chi am wybodaeth fel y gallwn gynnal gwiriadau cyn cyflogi. Os byddwn yn gwneud cynnig terfynol o gyflogaeth, byddwn hefyd yn gofyn i chi am ragor o wybodaeth – megis manylion banc – unwaith y byddwch wedi derbyn y cynnig. 

Ambell waith bydd eraill yn darparu elfennau o’n gwasanaeth recriwtio i ni. Mae gennym gontractau ar waith gyda’n proseswyr data trydydd-parti. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth gyda’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi gofyn iddynt wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni.  Byddant yn dal y wybodaeth yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod a bennir gennym.

Bydd gwybodaeth a ddarperir gan ymgeiswyr aflwyddiannus yn ystod y broses recriwtio yn cael ei chadw am ddim mwy na deuddeng mis.  

Ysgoloriaeth / Cig-weithio

Os byddwch yn gwneud cais am Ysgoloriaeth HCC neu raglen Cig-weithio, dim ond i gysylltu â chi er mwyn symud ymlaen â’ch cais ac i gyfathrebu â’r rhai sy’n llwyddiannus y bydd y wybodaeth a ddarperir gennych yn cael ei defnyddio.

Mae trydydd partïon yn ein cynorthwyo gyda’r cyfweliad a’r broses ddewis ar gyfer yr Ysgoloriaeth ac ar gyfer elfen fentora’r rhaglen Cig-weithio. Mae’r wybodaeth a rennir yn gwbl gyfrinachol. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni. Byddant yn dal y wybodaeth yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod a bennir gennym.

Bydd gwybodaeth a ddarperir gan ymgeiswyr aflwyddiannus yn ystod y broses recriwtio yn cael ei chadw am ddim mwy na deuddeng mis. Bydd gwybodaeth a ddarperir gan ymgeiswyr llwyddiannus yn cael ei chadw am ddim mwy na thair blynedd.  

Cynllun PGI

Mae gan HCC gyfrifoldeb cyfreithiol i fod yn warcheidwad i ddynodiadau Cig Oen Cymru PGI a Chig Eidion Cymru PGI. Er mwyn cyflawni ei gyfrifoldebau, mae HCC wedi gweithredu’r cynllun gwirio PGI ar gyfer lladd-dai ac unedau torri cig.

Rydym yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i ni mewn perthynas â’r Cynllun er mwyn rhoi gwybodaeth i chi am y Cynllun, i gyflawni’r gweithdrefnau gweinyddol sy’n ofynnol ar gyfer y Cynllun ac i roi manylion i’r corff ardystio annibynnol fel y gallant drefnu a chyflawni arolygiadau safleoedd. 

Bydd gwybodaeth PGI yn cael ei chadw am hyd at ddeng mlynedd yn unol â’n hamserlen gadw. 

Gweminarau

Os ydych chi’n bresennol neu’n gyflwynydd yn un o’n gweminarau, bydd angen eich enw a’ch cyfeiriad e-bost arnom. Rydym yn casglu’r wybodaeth hon er mwyn gallu hwyluso’r weminar a darparu mynediad ehangach i’w chynnwys.

Gall y byddwn yn recordio digwyddiadau a bydd delwedd a sain pob cyflwynydd yn yn y recordiad. Os ydych yn bresennol, efallai y bydd gennych yr opsiwn o rannu eich delwedd a sain yn ystod y sesiwn. Os dewiswch wneud hynny, bydd hyn hefyd yn cael ei gynnwys yn y recordiad.

Bydd rhai digwyddiadau yn cynnwys sesiwn holi-ac-ateb wedi’i safoni. Os dewiswch ryngweithio â’r Holi ac Ateb efallai y bydd eich sylwadau’n cael eu cyhoeddi i eraill yn y digwyddiad a byddant hefyd yn rhan o’r recordiad.

Os yw digwyddiad yn cael ei recordio, byddwn bob amser yn rhoi gwybod i chi ymlaen llaw.

Rydym yn defnyddio eich cyfeiriad e-bost i roi manylion y digwyddiad i chi. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am unrhyw recordiad sy’n digwydd.  Ar gyfer digwyddiadau a recordiwyd efallai y byddwn yn e-bostio dolen i’r recordiad atoch ar ôl i’r digwyddiad ddod i ben.

Ar gyfer rhai digwyddiadau,  er mwyn cyrraedd cynulleidfa ehangach, efallai y byddwn yn cyhoeddi’r recordiad ar ein gwefan a sianeli cyfryngau cymdeithasol.  Mae’r rhain yn cynnwys, ond heb fod yn gyfyngedig i, YouTube, Instagram, X, Linkedin a Facebook. Os bydd recordiad o ddigwyddiad yn cael ei gyhoeddi, byddwn bob amser yn eich hysbysu cyn y digwyddiad. Byddwn yn cadw eich cyfeiriad e-bost ac unrhyw recordiad o’r digwyddiad am 12 mis.

Mae’n bosibl y byddwn yn dewis cysylltu â chi eto ar ôl y digwyddiad i gael adborth ynghylch pa mor dda y gwnaeth y gweminar aeb eich gofynion neu faterion cysylltiedig a drafodwyd yn ystod y digwyddiad. Mae gennych yr hawl i wrthod cymryd rhan. 

Cwynion

Mae yna nifer o ffyrdd y gallwch chi wneud cwyn i ni.  Mae’n bosibl y bydd gwybodaeth bersonol y byddwch yn ei rhoi i ni mewn perthynas â’r gŵyn, ond o leiaf bydd angen i ni ofyn am eich enw a’ch manylion cyswllt. Bydd HCC yn defnyddio’r wybodaeth a roddwch i brosesu eich cwyn yn unol â’n polisi cwynion.

Bydd gwybodaeth am gwynion a gafodd eu hymchwilio a’u datrys yn cael ei chadw am dair blynedd ar ôl y datrys. Bydd cwynion sydd wedi bod yn destun achos cyfreithiol yn cael eu cadw am ddeng mlynedd ar ôl y datrys.

Rhyddid Gwybodaeth

Os byddwch yn gwneud cais o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth, bydd angen eich enw a’ch manylion cyswllt arnom er mwyn bodloni ein rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddf i roi ymateb i chi. Ni fyddwn yn defnyddio’r wybodaeth bersonol hon ond i ymdrin â’ch cais ac unrhyw faterion sy’n codi o ganlyniad i’r cais.

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol, a’r holl wybodaeth arall sy’n ymwneud â’ch cais, am dair blynedd o’r dyddiad y gwnaethom ymateb i’ch cais.

Sut rydym yn rhannu gwybodaeth

Rydym yn defnyddio trydydd partïon i ddarparu elfennau o wasanaethau i ni ac mae gennym gontractau ar waith gyda nhw. Mae hyn yn golygu na allant wneud unrhyw beth â’ch gwybodaeth bersonol oni bai ein bod wedi gofyn iddynt wneud hynny. Ni fyddant yn rhannu eich gwybodaeth bersonol ag unrhyw sefydliad ar wahân i ni. Byddant yn dal y wybodaeth yn ddiogel ac yn ei chadw am y cyfnod a bennir gennym. 

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth ag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Os oes angen i ni drosglwyddo eich gwybodaeth bersonol y tu allan i’r DG, dim ond yn unol â GDPR y DG y gwneir hyn. 

Yr hyn na wnawn â’ch gwybodaeth

Nid ydym byth yn gwerthu nac yn rhannu eich gwybodaeth gyda sefydliadau neu unigolion allanol eraill i’w defnyddio at eu dibenion eu hunain oni bai ein bod yn cael eich caniatâd.

Diogelu eich gwybodaeth

Rydym wedi ymrwymo i sicrhau bod eich data personol yn ddiogel. Er mwyn atal mynediad neu ddadleniad heb ganiatâd, mae gennym weithdrefnau technegol, ffisegol a rheolaethol priodol ar waith i ddiogelu’r wybodaeth a gawn gennych chi. 

I gyflawni hyn, rydym yn defnyddio technoleg ddiogel wedi’i hamgryptio i ddiogelu’r holl wybodaeth bersonol sy’n cael ei storio gennym.  Rydym yn gweithredu polisïau cyfredol ac yn adolygu’n rheolaidd bolisïau ar gyfer Diogelu Data, Polisi Cyfrineiriau, Diogelu Gwybodaeth a Pharhad Busnes (gan gynnwys Asesiadau Risg trwy’r broses Asesu Effaith Diogelu Data (DPIA) ac asesiadau risg unigol) i gefnogi ein prosesau busnes ac i sicrhau bod pawb yn ymwybodol o bwysigrwydd diogelu data.

Caniateir mynediad at wybodaeth ar sail angen gwybodaeth.  

Mae HCC wedi’i ardystio o dan fframwaith sicrwydd Cyber Essentials Plus a gefnogir gan y Llywodraeth.

Eich hawliau

O dan ddeddfwriaeth diogelu data, mae gennych hawl i:

• gael gwybod am y data personol y mae HCC yn ei gadw amdanoch a chael mynediad ato
• mynnu ein bod yn cywiro gwallau yn y data hwnnw
• (o dan rai amgylchiadau) gwrthwynebu neu gyfyngu ar brosesu
• (o dan rai amgylchiadau) cael eich data wedi ei ‘ddileu’ 
• (o dan rai amgylchiadau) trosglwyddiad data
•  cyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) sef ein rheolydd annibynnol ar gyfer diogelu data.

Byddwch cystal â chyfeirio unrhyw geisiadau o’r fath yn ysgrifenedig at Swyddog Diogelu Data HCC drwy e-bost at dataprotectionofficer@hybucig.cymru neu i gyfeiriad post HCC. Os ydych chi’n anfodlon â’n hymateb, gallwch gwyno i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth.

I gael gwybod mwy am eich hawliau, ewch i wefan yr ICO.

Newidiadau i’r hysbysiad preifatrwydd hwn

Rydym yn adolygu ein hysbysiad preifatrwydd yn rheolaidd. Byddwn yn gosod unrhyw newidiadau i’r Polisi Preifatrwydd ar y dudalen hon. Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ym mis Gorffennaf 2024.